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第四节 提高秘书工作效率的途径（第1页）

第四节提高秘书工作效率的途径

学习目标

1。掌握提高秘书工作效率的可控途径。

2。了解提高秘书工作效率的共建途径。

案例

八年前，张明因写作能力强，办事踏实，前任经理赞赏他做事“快、准、细、严、实”，向公司推荐。张明任行政经理八年来，注重选人、培训，并常常与成员聊天；制定了首问制、办公规范等一系列工作规则，要求成员热忱对待每个人。公司也及时添置办公新设备，行政部工作有明显改进。

张明任集团行政部经理兼董事长秘书后，协助董事长将集团房地产公司发展成集地产、商贸、餐饮、娱乐、旅游五位一体的集团，公司资产从八千万跃升到五亿。说起这些业绩，董事长、各公司经理和集团员工在说完各自的努力后，一致称赞行政部，因他们传递的信息、承办的会议、提供的方案、所做的各种活动等不仅有助于他们业绩出彩，更常常让他们顺利、愉快地工作。集团中很多人有事没事总爱去行政部坐坐、聊聊，这已成为集团一道独有的风景。

提高秘书工作效率，需要综合施策，从组织机构、政策制度、人员素质等各方面进行改革创新。作为秘书部门主管和秘书来说，在提高自身素质和能力的同时，还要增强敬业意识和奉献精神，克服不求进取、得过且过、敷衍应付、消极怠工等不良现象。

一、树立科学的思想观念

（一）信息观念

信息社会中，谁重视信息，谁就赢得了主动。作为秘书，其基本职能之一就是辅助决策，为领导决策提供内部性很强、参考价值很高的信息。要提高辅助决策效率，就必须牢固树立信息观念。

一是重点捕捉重大全局性信息。要为领导决策服务，就必须始终把重点放在捕捉和反映重大的、具有全局性的或牵一发而动全身的信息上。越是重要的、敏感的和难度大的信息，越要予以关注，越要花气力去搜集。

二是随时注意反映新信息。要为领导决策的贯彻落实服务，就必须注意了解和反映决策贯彻落实中出现的新情况、新问题以及新的解决问题的思路，以便领导修正决策或再作决策。

三是高度重视信息质量。信息质量主要表现为适用性、时效性、客观性。在于为领导决策有效利用的程度，不允许提供过量的、价值不大的信息；及时反映迅速变化着的实际情况，不允许慢慢腾腾、时过境迁；在于客观反映事物的全面情况，要求信息来源真实可靠，信息加工求实，不允许道听途说、捕风捉影，甚至随意修饰、“笔下生花”。

（二）竞争观念

在社会主义市场经济条件下开展秘书工作，必须建立竞争机制，树立竞争观念。正当而适度的竞争，可以使秘书的智慧、才能和创造性得到最大限度的发挥，进而促进整个秘书工作效率的提高。竞争，使那些庸庸碌碌的人及时发现自己的弱点和缺陷，从而尽快改正；使那些具有创造性思维的人显现出才华，得到组织的褒奖。奖优罚劣的竞争机制，能使利益最大化。秘书在竞争中应把握两点：一是要有敢为人先的意识，即敢想、敢干，敢于冒尖，克服甘居中游、不求进取的惰性心理；二是要注意竞争方法的正当性。在市场经济条件下，商品竞争的主要因素应是物美、质优、应时、价廉，秘书竞争的主要因素应是工作实绩和工作干劲。必须摈除排挤他人、投机钻营等不道德的竞争手段。

（三）效益观念

效益是指实践活动的有益效果，它既包括经济效益，也包括社会效益。秘书要想避免重复劳动和无效劳动，提高工作效率，就必须增强效益观念。具体来说，应做到：

第一，谋求最佳方案，以最少的投入获取最多的成果；

第二，减少不必要的开支，在筹划活动时进行必要的成本预算；

第三，要进行结果预测，在实施过程中随时纠正偏离既定目标的行为；

第四，要及时进行效益评估，在活动结束后进行适当的评测。

（四）协调观念

协调是指对某一系统的各要素之间或组织之间行为的调节，使相关方面配合得当，达到和谐统一。其目的是克服各搞一套、力量内耗等问题。提高工作效率，秘书必须树立协调的观念。秘书工作应在以下几个时机搞好协调。

一是在调查了解情况时协调。不要对基层单位轮番轰炸，能综合了解的绝不单独行动。

二是在受理问题时协调。有时一个方面的问题涉及好几个部门，作为秘书部门，必须进行协调，以明确各自责任，杜绝相互扯皮推诿或重复劳动等现象。

三是在下发文件时协调。能用电话通知的，绝不发文电；同类事项尽可能合并发文，绝不搞多头分发。

四是在召开会议时协调。尽可能减少会议，能不开的会议尽量不开，能联合开的会议绝不分头开。

二、提高秘书业务水平

秘书的业务水平主要包括政策水平、知识水平、文字水平、办事水平等，具体表现为能给上司当助手，能办理事务，能沟通协调，能写各种公文，能调查研究，能总结经验等。提高秘书的业务水平，应从以下三个方面进行。

（一）积极参加培训

培训是秘书提高业务水平的主要方式，分正规培训和在职培训两种。有条件的人员，要积极参加正规培训，系统学习秘书学专业知识和技能。因秘书工作任务繁重，加之专业培训资源有限，要总体提高秘书业务水平，大量的、经常的还是在职培训，秘书要积极参加业务学习、竞赛等活动。

（二）养成良好的学习习惯

学习是人成才的重要途径，但凡有所造就者，都有良好的学习习惯。秘书要善于安排自己的闲暇时间，有计划地阅读秘书业务书籍，广泛涉猎相关知识，博学多识，使自己的视野不断开阔，知识不断更新。

（三）注意总结实践经验

秘书工作是一项实践性很强的工作，它必须适应社会经济发展和领导工作需要不断改革创新。不能期望通过一两次培训、进一次院校学习，就能够胜任不断发展变化中的秘书工作。因此，秘书一方面要向有经验的同行虚心学习，广益多师、博采众长；另一方面，应特别注意在实际工作中总结经验，探索规律，提高工作效率。